2021亞細亞姊妹會交流國際線上論壇幕後紀實

2021-12-06・合作聯合國

文／潘嘉慧．北南分社社代 攝影／馬榮君

因受疫情影響，亞細亞姊妹會今年首次以線上形式舉辦論壇，在籌備小組與理事們通力合作下，活動得以順利進行。疫情下無法面對面交流分享，絲毫不減台日韓姊妹相互提攜、彼此關心的行動意志。

11月15日上午八點鐘不到，主報告室裡理事主席彭桂枝與工作人員已經就定位， 正為主題報告做準備，空氣中有一絲緊張且嚴謹的氛圍。一旁專案負責人張雅雲忙著與日韓姊妹窗口聯繫，並排除所有臨時狀況；今年九月才加入祕書室的楊崇保扛起視訊軟體Zoom操作重責，桌面上三台電腦設備，以不同權限登入觀看介面操作，以確保畫面切換順利；線上小編由組織部專員蔡一維擔任， 一邊回覆線上觀眾提問，同時為主持人提詞；而參與亞細亞姊妹會交流經驗最豐富的主祕陳婉君彷彿是顆定心丸，在場內擔任司儀及機動提供協助。

此次國際線上交流論壇，現場配置四個會議室，除了主報告室，還有日語、韓語口譯室及現場觀眾室，都有資訊部同仁駐守，隨時掌握軟、硬體設備及網路連線狀況，確保會議可以順暢進行。資訊部專員張嘉文說：「因應此次線上論壇，資訊部同仁也是第一次使用線上研討會操作功能，一起跟著學習，透過廠商教學及不斷提問排除問題，短時間內熟悉軟體功能，並與籌備團隊進行多次演練，努力做到減少當天失誤率。」

籌備超過半年   發揮同心合作精神

每一場活動都是所有夥伴同心合力的成果，此次也不例外。今年四月三國會前會再次確認論壇主題「SDG12責任消費與責任生產」及子題「減少廢棄的行動實踐」與「疫情下合作社的行動和反思」，主題確立後才是考驗的開始，三國首次嘗試線上會議，採用台日韓三語同步口譯，歷經半年多籌備，超過上百封郵件往來溝通，並多次演練。負責專案統籌的張雅雲在臉書上幽默地說：「一件事有足夠練習，總會辦到的！」陳婉君翻開記事本，一一細數著內部演練與三國一同測試、彩排的次數不下十次，每次彩排後，亦針對流程檢討、調整。

身為主辦方，陳婉君表示線上論壇準備工作十分複雜，溝通聯繫上也比以往花費更多時間，來回溝通的文件、翻譯文章及多次會議紀錄、彩排演練的腳本繁多，所幸新進夥伴楊崇保建置線上資料協作平台，讓團隊在尋找資料時省去許多時間，並且製作Zoom使用手冊，使與會者對於線上會議功能更快上手。

活動前夕，婉君回顧辦理實體交流活動時，她總是到前一刻還是很緊張，擔心有哪個環節遺漏，腦中不斷上演小劇場。這次在籌備工作上花費許多時間與人力，從資訊部、組織部、企畫部、產品部以及理事會的參與協力中，讓她深刻感受到夥伴們在崗位上共同分工、各自補位的合作精神。

向日韓姊妹社學習   共同許下永續宣言

理事主席彭桂枝說：「雖然事前多次彩排演練，但現場仍有許多意料不到的狀況，令人緊張！儘管如此，看見疫情下三國姊妹仍然很努力分享並了解彼此的現況及發展，相互學習，心裡卻有著深深的感動。此次在日韓姊妹的報告中， 更看見他們以問題意識先行，持續進行深度及廣度溝通的努力，值得我們學習。」

(主圖圖說：與會理監事們共同參與並見證首次線上國際論壇圓滿成功。)